Lo que realmente resuelve BeBeauty
Un centro de estética tiene una particularidad que lo diferencia de casi cualquier otro negocio: su producto es tiempo. Cada hora de cabina vacía es dinero que no se recupera. Entre un 30% y un 40% de las horas disponibles se quedan sin cita.
El motivo no es falta de clientes. Es falta de capacidad operativa para gestionarlos bien.
La recepcionista ve un hueco a las 11:00 de mañana, pero está atendiendo a una clienta, suena el teléfono, hay que cobrar un bono... El hueco se queda vacío. Nadie llama. Nadie escribe. Son 70 EUR que se pierden.
El agente IA detecta el hueco automáticamente, encuentra a la clienta ideal, le escribe por WhatsApp, y cuando acepta, la cita aparece sola en la agenda. Sin que nadie haga nada.
Esto pasa 3, 4, 5 veces al día. Multiplicado por 22 días laborables, son entre 4.000 y 8.000 EUR al mes que se evaporan en silencio. El agente IA funciona cada 15 minutos, de 9 a 21, sin descansos, sin olvidos.
María venía cada 2 semanas. Lleva 45 días sin aparecer. Nadie se ha dado cuenta. Para cuando alguien lo note, María ya va a otro centro.
El sistema detecta que María lleva 30 días sin venir. Se activa automáticamente una regla de inactividad y le llega un mensaje: "Te echamos de menos". María vuelve.
La mayoría de centros pierden entre un 15% y un 25% de sus clientes al año por puro olvido. BeBeauty tiene 10 automatizaciones que actúan antes de que el cliente se enfríe.
"Espera que miro en la agenda... no sé si Laura trabaja el jueves... esta cabina no sé si está libre... creo que esa clienta tenía un bono pero no sé de cuántas sesiones..."
Agenda visual por cabinas, con los horarios reales de cada profesional, las cabinas disponibles, los bonos activos de la clienta, todo en una pantalla y en tiempo real.
La agenda de BeBeauty no es un calendario donde apuntar citas. Es un sistema inteligente que sabe qué profesionales trabajan cada día, qué cabinas están libres, qué servicios caben en cada hueco, y si la clienta tiene un bono con sesiones disponibles.
La clienta compró un bono de 10 sesiones hace 4 meses. Ha usado 7. Nadie le ha dicho que le quedan 3. El bono caduca en 2 meses. Nadie le ha ofrecido renovar. Cuando se entera de que caducó, se enfada.
El sistema muestra en todo momento cuántas sesiones quedan. Al 60% de uso, avisa al equipo para anticipar la renovación. Al 80%, insiste. Al 100%, alerta roja. El agente IA prioriza a clientes con pocas sesiones restantes.
Un bono que no se renueva no es solo una venta perdida: es una clienta perdida. BeBeauty convierte el seguimiento de bonos en un proceso automático.
"Vamos a enviar la promo de verano a todas las clientas." La que se hace uñas le llega una promo de facial. La que viene cada semana recibe el mismo mensaje que la que no viene desde hace 6 meses.
Campañas segmentadas: envía la promo de facial solo a clientas que ya se han hecho un facial, que tienen bono activo, que vinieron en el último mes, y que no tienen cita programada. El mensaje correcto, a la persona correcta, en el momento correcto.
Cada campaña se construye con filtros reales: frecuencia de visita, estado de bonos, último servicio, canal preferido, consentimiento. Y se mide: enviados, entregados, leídos, fallidos.
"No sé cuánto hemos facturado hoy. Los números los veo cuando el gestor me pasa el trimestre. No sé si este mes vamos bien o mal."
Dashboard con facturación del día en tiempo real, desglosada por método de pago. Gastos por categoría con gráficos. Balance mensual automático. Exportación a Excel lista para el gestor.
La propietaria de un centro debería poder mirar su móvil a las 8 de la tarde y saber exactamente cómo ha ido el día. Con BeBeauty puede.
Todo pasa por recepción: atender al cliente presencial, contestar el teléfono, cobrar, cuadrar caja, y además... llamar a clientes para llenar huecos? Enviar recordatorios? Imposible. No da la vida.
El agente IA gestiona el llenado de huecos de forma autónoma. Las automatizaciones de marketing envían los mensajes de seguimiento sin intervención. La recepcionista aprueba propuestas con un clic y se centra en la clienta que tiene delante.
BeBeauty no sustituye a la recepcionista. La libera de todo lo que no requiere trato humano directo.
"Tengo 2 centros y cada uno funciona con su propia agenda, su propio Excel, su propio WhatsApp. No tengo visión global. No puedo comparar. Y las clientas que van a los dos centros tienen ficha duplicada."
Una sola plataforma. Clientes compartidos entre centros. Profesionales que trabajan en varios centros con horarios independientes. Cada centro con su propia agenda, caja y campañas. Visión consolidada para la propietaria.
En resumen
Impacto económico estimado
Para un centro con 5 cabinas, 4 profesionales y un ticket medio de 70 EUR:
Números conservadores. Un centro con buena base de clientes y ticket alto verá un retorno mayor.
Qué es BeBeauty
BeBeauty es un software integral (SaaS) diseñado para centros de estética y belleza. Cubre todas las necesidades operativas del negocio en una sola plataforma:
- Gestión completa de agenda y citas
- CRM de clientes con historial y estadísticas
- Sistema de bonos y paquetes fraccionados
- Contabilidad (ingresos, gastos, balance)
- Marketing multicanal (WhatsApp, Telegram, SMS)
- Agente de inteligencia artificial que llena huecos en la agenda de forma autónoma
- Multi-centro: una organización, múltiples ubicaciones físicas
Para quién es: Centros de estética, spas, clínicas de belleza, centros de masajes, salones de peluquería con tratamientos, clínicas de medicina estética.
Planes y niveles de acceso
| Característica | Basic | Premium | Super Premium |
|---|---|---|---|
| Agenda y citas | Sí | Sí | Sí |
| CRM de clientes | Sí | Sí | Sí |
| Bonos y paquetes | Sí | Sí | Sí |
| Catálogo de servicios | Sí | Sí | Sí |
| Gestión de profesionales | Sí | Sí | Sí |
| Cabinas y espacios | Sí | Sí | Sí |
| Caja y contabilidad | Sí | Sí | Sí |
| Horarios y excepciones | Sí | Sí | Sí |
| Importación CSV | Sí | Sí | Sí |
| Campañas de marketing | - | Sí | Sí |
| Plantillas de mensaje | - | Sí | Sí |
| Reglas de automatización | - | Sí | Sí |
| Segmentación de audiencia | - | Sí | Sí |
| Agente IA automático | - | - | Sí |
Roles de usuario
| Rol | Acceso |
|---|---|
| Admin | Acceso total. Configura el centro, crea usuarios, gestiona permisos |
| Manager | Acceso a la mayoría de módulos. Sin configuración de sistema |
| Staff | Acceso limitado. Solo los módulos que el admin le asigne |
Los permisos son granulares: se puede activar o desactivar el acceso a cada módulo individualmente por usuario.
Panel de Control (Dashboard)
El dashboard es la vista que recibe al equipo cada mañana. Resume el estado del centro de un vistazo.
Métricas principales
Detección inteligente de huecos
El sistema detecta automáticamente los próximos 5 huecos libres en la agenda de los siguientes 7 días, con botón directo para reservar en cada uno.
Acciones rápidas
- Descargar reporte: Exporta la lista de citas del día en CSV
- Nueva cita: Acceso directo a la agenda
- Crear campaña: Acceso directo al módulo de marketing
Agenda y Citas
La agenda es el corazón de la operativa diaria. Calendario visual e interactivo organizado por cabinas.
Vistas disponibles
Columnas por cabinas, filas por franjas horarias (09:00-20:00)
7 días x todas las cabinas. Panorámica semanal completa
Mapa de calor de ocupación por cabina. Identifica horas pico y valle
Crear una cita
Al hacer clic en cualquier hueco de la agenda, se abre un formulario con:
Citas en modo DUO
Para tratamientos en pareja o sesiones compartidas. Se elige si el acompañante es un invitado o un cliente registrado, y cómo se aplica el bono: sin bono, solo cliente principal, bono compartido, o cada uno con el suyo.
Estados de una cita
Desde "Confirmada" también puede pasar a Cancelada o No-show.
Funcionalidades adicionales
- Arrastrar y soltar: Mover citas entre horas y cabinas
- Filtro por profesional: Ver solo las citas de un profesional concreto
- Indicador de propuestas: Marca visual cuando un hueco tiene una propuesta del agente IA pendiente
- Navegación: Día anterior/siguiente, selector de fecha, URLs compartibles
Gestión de Clientes (CRM)
El CRM más completo del sector belleza: historial, estadísticas, bonos, pagos, alertas y privacidad, todo en una ficha.
Lista de clientes
Búsqueda por nombre o teléfono. Ordenar por nombre, última visita, puntuación o ticket medio. Filtros por género, canal de adquisición, bonos impagados, datos incompletos y frecuencia de visita. Paginación de 50 clientes por página.
Ficha de cliente (7 pestañas)
Pestaña Bonos
Muestra bonos activos con estado, sesiones usadas/restantes, progreso de pago (barra visual), y próximo pago programado. Botones para registrar pago o vender nuevo bono.
Pestaña Estadísticas
Total visitas, gasto total, ticket medio, servicio más usado, profesional preferida, día y hora habitual, media de días entre visitas, no-shows y cancelaciones.
Pestaña Privacidad (RGPD)
Consentimientos por canal (WhatsApp, Telegram, SMS) con fecha de consentimiento. Datos maestros obligatorios para activar canales.
Acciones sobre clientes
- Crear cliente: Formulario completo
- Eliminar cliente: Borra cliente y toda su información asociada
- Lista negra: Excluye al cliente del agente IA. Se puede revertir
Bonos y Paquetes
Sistema completo de paquetes prepago por sesiones.
Tres tipos de bono
Vale para CUALQUIER servicio del catálogo
Solo para servicios específicos incluidos en el bono
Como genérico pero con descuento aplicado
Ciclo de vida de un bono
Sistema de tics (sesiones)
Cada servicio consume un número configurable de tics. Facial básico = 1 tic. Masaje 90 min = 2 tics. Pack completo = 3 tics. Un bono de 10 tics admite cualquier combinación que sume 10.
Bonos compartibles
Un bono marcado como "compartible" puede usarse en citas DUO: un solo bono cubre la sesión de dos personas.
Pago fraccionado
Los bonos se pueden pagar en cuotas. El sistema registra cada pago parcial, muestra el porcentaje pagado con barra de progreso, y programa los próximos pagos.
Catálogo de Servicios
Organización por familias
Los servicios se agrupan en familias (Facial, Corporal, Masajes, Manicura, Depilación...) que se expanden y contraen. Cada servicio muestra duración, precio y tics que consume.
Configuración de cada servicio
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre completo | Nombre en la ficha (ej: "Hidratación facial profunda") |
| Nombre corto | Nombre en la agenda (ej: "Hidrat. facial") |
| Familia/categoría | Agrupa servicios (ej: Facial, Corporal, Masajes) |
| Precio | Precio base |
| Duración | Tiempo del servicio |
| Variantes | Diferentes combinaciones duración/precio |
| Tiempo de limpieza | Minutos extra después del servicio para preparar la cabina |
| Tics | Cuántas sesiones de bono consume (por defecto 1) |
| Color | Código de color para identificar en la agenda |
| Género | Unisex, solo mujer, solo hombre |
| Cabinas compatibles | En qué cabinas se puede realizar |
Gestión de Profesionales
Ficha de profesional (6 secciones)
Habilidades
Cada profesional tiene un listado de servicios que sabe realizar, con nivel de destreza (1-10) y prioridad. El agente IA usa estos datos para asignar al mejor profesional a cada servicio.
Horarios
Horario semanal personalizable con múltiples turnos por día. Ejemplo: Lunes 09:00-14:00 / 16:00-20:00.
Permisos
Acceso granular por módulo: Agenda, Clientes, Bonos, Servicios, Staff, Cabinas, Caja, Marketing, Config, Propuestas.
Ausencias
Gestión de vacaciones, bajas médicas y permisos con fecha inicio/fin, motivo y estado (aprobada/pendiente). Las ausencias aprobadas bloquean automáticamente la disponibilidad.
Cabinas y Espacios
Ficha de cabina
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Ej: "Cabina Facial 1", "Suite VIP" |
| Estado | Activa / En mantenimiento / Inactiva |
| Tipo | Individual o Doble (para citas DUO) |
| Equipamiento | Lista de aparatos (ej: "Láser IPL", "Mesa eléctrica") |
| Servicios compatibles | Qué tratamientos se pueden hacer en esta cabina |
| Profesional por defecto | Profesional asignada habitualmente (o rotativo) |
| Horario propio | Si la cabina tiene horario diferente al del centro |
Estados de una cabina
Disponible para citas y agente IA
No disponible temporalmente. Motivo y fecha estimada de fin
No visible en la agenda
Caja y Contabilidad
Módulo completo de control financiero con 4 secciones.
Ingresos
Vista diaria con desglose por método de pago (TPV, Bizum, Transferencia, Efectivo). Listado cronológico de cada cobro con cliente, concepto, importe y método. Conceptos: bono nuevo, renovación, sesión extra, pago de deuda, venta de producto, propina, otros.
Exportación a Excel: Genera un libro de ventas listo para el gestor contable con desglose de base imponible + IVA (21%).
Gastos
Vista mensual con gráfico de barras por categoría. Categorías: Alquiler, Renting, Material, Cremas/productos, Suministros, Marketing, Personal, Mantenimiento, Gestoría, Seguros, Otros. Se pueden marcar como recurrentes.
Proveedores
Directorio con nombre, CIF, categoría y contacto. Vinculados a los gastos para trazabilidad.
Balance
Vista mensual consolidada: ingresos trazables vs efectivo, gastos trazables vs efectivo, y balance neto. Separación clara entre flujos bancarios y efectivo.
Marketing y Comunicación
Premium+Campañas
Sistema de campañas multicanal con asistente de creación en 5 pasos:
Canales de envío
Meta Business API. Plantillas pre-aprobadas
Bot. Texto libre con formato
LabsMobile. 160 caracteres máximo
Variables personalizables
Se insertan con un clic: {nombre}, {telefono}, {email}, {servicio}, {fecha}, {profesional}, {nombreSpa}, {direccion}, {horario}.
Filtros de audiencia
Se combinan entre sí (lógica AND): tiene email/teléfono, cumpleaños en mes, última visita, sin visita hace X días, bonos activos, sesiones restantes, estado de pago, género, bono próximo a expirar. Inclusión y exclusión manual de clientes. Resultado en tiempo real.
Seguimiento
Detalle por cliente: pendiente, enviado, entregado, leído, fallido. Estados de campaña: Borrador, Programada, Enviando, Enviada.
Segmentos
Herramienta de exploración: configura filtros y ve al instante cuántos clientes coinciden. Útil para dimensionar audiencias antes de crear una campaña.
Automatizaciones (10 reglas)
Cumpleaños
Felicitación X días antes del cumpleaños
Inactividad
Contactar clientes sin visita en X+ días
Bono a punto de acabar
Avisar cuando quedan N sesiones
Post-visita
Seguimiento X días después de una cita
Bienvenida
Mensaje a nuevos clientes sin cita
Sin cita futura
Clientes activos sin próxima reserva
Aniversario
X años desde la primera visita
Pocas sesiones
Alerta por número de sesiones restantes
Estacional
Envío X días antes de una fecha concreta
Personalizada
Disparador totalmente configurable
Cada regla incluye: canal de envío, plantilla, cooldown (mínimo de días entre envíos), prioridad (1-100), y activar/desactivar individual.
Agente IA - Asistente Automático
Super PremiumEl diferenciador clave de BeBeauty. Un servicio autónomo que funciona 24/7 junto al CRM con dos modos de operación: proactivo (detecta huecos vacíos y contacta a los clientes adecuados para llenarlos) y conversacional (atiende a los clientes que escriben por WhatsApp: consultas, disponibilidad y reservas).
Ver documento completo del agente — Pipeline de 6 fases, scoring RFM+ con 12 variables, modo conversacional, panel de propuestas CRM, cumplimiento RGPD y arquitectura técnica.Flujo completo: del hueco vacío a la cita confirmada
Detectar huecos
Cada 15 minutos, analiza la agenda de las próximas 48 horas
Puntuar clientes
Para cada hueco, analiza hasta 200 clientes y calcula una puntuación de 0 a 100
Elegir mejor combinación
Decide: qué cliente + qué servicio + qué canal para cada hueco
Verificar 8 controles de seguridad
Frecuencia, horarios, consentimiento, lista negra... Si alguno falla, se bloquea
Generar mensaje personalizado
Mensaje en español natural con nombre, servicio, fecha, hora y profesional
Crear propuesta en el CRM
La propuesta aparece en el panel del centro para revisión del equipo
Aprobación del equipo
El equipo revisa y decide: APROBAR (se envía) o RECHAZAR (se cancela)
Envío del mensaje
Se envía por WhatsApp, Telegram o SMS según la configuración
Clasificar respuesta
La IA interpreta la respuesta: acepta / rechaza / no está claro
Reservar cita
Si acepta: cita automática. Si el hueco está ocupado: ofrece 3 alternativas
Sistema de puntuación inteligente
El agente puntúa a cada cliente de 0 a 100 usando 7 variables base:
| Variable | Peso | Qué mide |
|---|---|---|
| Recencia | 20% | Días desde la última visita (ayer = 100 pts) |
| Frecuencia | 15% | Regularidad de visitas (2x/mes = 100 pts) |
| Valor monetario | 10% | Gasto medio vs media del centro |
| Fiabilidad | 15% | Tasa de no-shows y cancelaciones |
| Velocidad respuesta | 10% | Cuánto tarda en contestar (< 1h = 100 pts) |
| Afinidad horaria | 15% | El hueco coincide con su patrón habitual |
| Afinidad servicio | 15% | Ha usado este servicio / tiene bono compatible |
Ajustes contextuales
| Ajuste | Efecto |
|---|---|
| Hueco en menos de 6 horas (urgente) | +10 puntos |
| Hueco en 6-12 horas | +7 puntos |
| Bono activo con 1-2 sesiones restantes | +8 puntos |
| Bono activo con 3-4 sesiones restantes | +4 puntos |
| Rechazó una propuesta en últimos 2 días | -15 puntos |
| Ya contactado 2+ veces esta semana | -20 puntos |
| Inactivo 30-90 días (ventana de recuperación) | +5 puntos |
Segmentos resultantes
Alta probabilidad. Se contacta primero
Probabilidad media. Contacto normal
Baja probabilidad. Se descarta automáticamente
8 Controles de seguridad
Cada propuesta pasa por 8 verificaciones. Si falla UNA sola, no se envía:
| Control | Regla |
|---|---|
| SAFE-01 Frecuencia por cliente | Máx 2 contactos/semana |
| SAFE-02 Intentos por hueco | Máx 5 intentos/hueco |
| SAFE-03 Contactos por ciclo | Máx 20 por ejecución |
| SAFE-04 Contactos diarios | Máx 50 al día |
| SAFE-05 Horario de contacto | Solo 09:00-21:00 |
| SAFE-06 Enfriamiento post-rechazo | 48h sin contactar |
| SAFE-07 Consentimiento RGPD | Verificado por canal |
| SAFE-08 Lista negra | Bloqueo absoluto |
Canales de comunicación
Plantillas pre-aprobadas. Meta Business API
Texto libre con formato
160 caracteres. Coste por mensaje
Si WhatsApp falla, intenta Telegram, luego SMS. Fallback automático. Orden configurable por centro.
Disparadores del agente
- Automático: Cada 15 minutos, de 09:00 a 21:00
- Cancelación de cita: Se activa inmediatamente para llenar ese hueco
- Manual: El equipo puede forzar un ciclo en cualquier momento
Números clave
| Parámetro | Valor |
|---|---|
| Horizonte de detección | 48 horas |
| Frecuencia de ciclo | Cada 15 minutos |
| Clientes analizados por ciclo | Hasta 200 |
| Huecos procesados por ciclo | Hasta 20 |
| Mensajes máximos por centro/día | 50 |
| Contactos máximos por cliente/semana | 2 |
| Expiración sin respuesta | 12 horas |
| Enfriamiento post-rechazo | 48 horas |
| Tasa de conversión estimada | ~30% |
Auto-aprobación (opcional)
Se puede configurar un umbral de puntuación para que las propuestas con alta probabilidad se aprueben y envíen automáticamente sin revisión manual. Por defecto está desactivado para construir confianza con el equipo.
Horarios y Calendario
Horario del centro
Horario de apertura y cierre por día de la semana. Es el límite máximo: ningún profesional puede tener citas fuera de este horario.
Profesionales
Vista de lectura de los horarios individuales de cada profesional (se editan desde la ficha del profesional).
Días excepcionales
Gestionar festivos, cierres especiales o jornadas con horario diferente. Los días excepcionales afectan automáticamente a la agenda (no se pueden crear citas) y al agente IA (no propone huecos en días cerrados).
Importación de Datos
Asistente para importar clientes desde archivos CSV (compatible con exportaciones de Treatwell y otros sistemas).
Proceso en 4 pasos
Datos que se importan
Obligatorios: nombre, apellidos. Recomendado: teléfono principal. Opcionales: teléfono alternativo, email, fecha nacimiento, género, dirección, código postal, última visita, ticket medio, frecuencia, total reservas, canal adquisición, DNI, consentimiento, notas.
Deduplicación automática: Si un cliente ya existe (mismo teléfono o ID externo), se omite para evitar duplicados.
Configuración y Personalización
Información del centro
Nombre, dirección, teléfono y email del centro. Horario de apertura.
Gestión de usuarios
Crear, editar, activar/desactivar cuentas de acceso. Asignar roles y permisos por módulo.
Terminología personalizable
| Término por defecto | Ejemplo personalizado |
|---|---|
| Cabina | Sala, Suite, Box |
| Servicio | Tratamiento, Sesión |
| Profesional | Terapeuta, Técnica, Especialista |
| Cita | Reserva, Sesión, Turno |
| Cliente | Paciente, Invitado |
El cambio se aplica en TODA la interfaz de forma inmediata.
Configuración de canales
Phone Number ID, Access Token, Business Account ID, Webhook Token
Bot Token
LabsMobile: usuario, API Token, nombre remitente
Cada canal incluye botón de "Probar conexión" y estado visible (Conectado / No configurado).
Texto de baja (opt-out)
Texto personalizable que se incluye en los mensajes automáticos para que los clientes puedan darse de baja.
Multi-Centro
BeBeauty soporta organizaciones con múltiples centros físicos.
Estructura
Configuración global (marca, logo, colores, plan de suscripción)
Clientes compartidos (visibles en todos los centros)
Profesionales compartidos (pueden trabajar en varios centros)
Cada centro tiene de forma independiente: agenda, cabinas, servicios, caja, campañas, horarios y propuestas IA propias.
Gestión de acceso
- Cada usuario tiene acceso solo a los centros que el admin le asigne
- Un usuario puede tener roles diferentes en centros diferentes
- Un profesional puede tener horarios diferentes en cada centro
Marca personalizable
Cada organización puede configurar: nombre de la aplicación, logo y paleta de colores (colores principales, acentos, fondos).
Resumen de valor por perfil
Recepcionista
- Agenda visual clara con todas las cabinas de un vistazo
- Creación de citas rápida con buscador de clientes
- Alertas de datos incompletos en fichas
- Exportación de reportes diarios con un clic
- Panel de propuestas del agente para aprobar/rechazar
Gerente
- Dashboard con métricas diarias
- Control de caja completo
- Campañas de marketing segmentadas
- Visión global de ocupación de cabinas
- Control total sobre el agente IA
- Gestión de horarios y ausencias
Propietaria
- Multi-centro desde una sola plataforma
- Exportación contable lista para el gestor
- Agente IA que llena huecos sin intervención
- Automatizaciones que fidelizan clientes
- Estadísticas por cliente, servicio y profesional
- Control de permisos granular